Votre entreprise est-elle prête pour l’entrée en application de la loi Sapin II ?

Votre entreprise est-elle prête pour l’entrée en application de la loi Sapin II ?

La loi Sapin II est le nom donné à un nouvel élément de l’arsenal législatif français de lutte contre la corruption. Entrée en vigueur le 1er juin 2017, la nouvelle loi a pour objets la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique. Elle impose aux sociétés de mettre en place des programmes de lutte contre la corruption afin d’identifier et d’atténuer les risques de corruption.

Quelles sont les sociétés affectées ?

La loi Sapin II s’applique aux sociétés et aux groupes qui :

  • sont constitués en France ou y ont leur siège ;
  • ont un effectif minimum de 500 salariés ;
  • dégagent un chiffre d’affaires ou un chiffre d’affaires consolidé d’au moins 100 millions d’euros.

Qui est concerné ?

  • Les membres du directoire, les présidents et les directeurs de sociétés soumises au droit français ;
  • Les directeurs généraux et présidents d’établissements publics français.
  • Portée internationale

La loi Sapin II étend la compétence des autorités françaises dans les cas de corruption. Elle élimine les obligations extraterritoriales antérieures qui imposaient que la victime soit française ou que le coupable allégué soit français et que la conduite en cause constitue une infraction tant en France que sur le territoire où la conduite alléguée est intervenue. Ces conditions étaient difficilement réunies pour que des suites soient données. Leur élimination permet donc aux autorités françaises de poursuivre les infractions de corruption avec la même vigueur que leurs homologues américaines et britanniques. En conséquence, il est recommandé à toute société ayant des activités commerciales en France ou un lien avec la France d’évaluer sa position par rapport à la nouvelle législation.

Nouvelles obligations légales applicables aux programmes de conformité

Conformément au Guide pratique sur le dispositif anti-corruption de la Loi Sapin II, les sociétés assujetties à cette loi sont tenues :

  • d’évaluer leur risque de corruption par une cartographie des risques et une vérification préalable (due diligence) des tiers adéquate ;
  • d’informer leurs collaborateurs et les tiers les plus exposés aux risques de corruption en leur fournissant une formation adéquate et en appliquant un code de conduite rigoureux ;
  • de mettre en place des contrôles des sanctions, comprenant des mécanismes d’alerte clairs, un régime disciplinaire, des vérifications comptables, des contrôles internes et des systèmes de surveillance.

La loi décrit huit principes clairs que les sociétés sont tenues de suivre lors de l’élaboration de leur programme de conformité :

Code de conduite : élaborer et appliquer un code de conduite rigoureux.

Dispositifs d’alerte interne : mettre en place un dispositif d’alerte interne.

Cartographie des risques : élaborer une cartographie des risques de corruption auxquels la société est exposée.

Vérification préalable (due diligence) des tiers : procéder à une évaluation des tiers (clients, intermédiaires, fournisseurs, etc.) fondée sur la cartographie des risques.

Vérifications comptables rigoureuses : mettre en place des procédures de contrôles comptables, internes ou externes, destinés à s’assurer que les livres, registres et comptes ne sont pas utilisés pour masquer des violations telles que faits de corruption, octroi et réception de cadeaux ou d’autres transactions douteuses.

Programme de formation à la conformité : concevoir un programme de formation à la conformité à l’intention des directeurs généraux, présidents, cadres et salariés les plus exposés aux risques de corruption.

Régime disciplinaire : définir des sanctions disciplinaires qui seront appliquées en cas d’infraction au code de conduite de la société.

Contrôles internes : mettre en place des contrôles internes destinés à évaluer et vérifier l’efficacité du programme de conformité de la société.

Comment se préparer à la loi Sapin II ?

L’introduction de la loi Sapin II oblige les sociétés à mettre à jour et adapter leurs dispositifs de conformité afin de s’assurer qu’ils respectent la législation française et de s’éviter toute sanction à l’avenir. De nombreuses sociétés ont déjà pris des mesures dans ce sens. Quelles sont donc les priorités ?

Effectuer une analyse des lacunes

Les sociétés devront évaluer leur exposition aux risques de corruption potentielle, leurs procédures et les ressources nécessaires pour faire face aux implications de la nouvelle loi. Des consultants en conformité peuvent aider les sociétés à effectuer cette évaluation des risques.

Engager un commissaire aux comptes indépendant en France

Les commissaires aux comptes indépendants français fournissent une certification du respect des directives de l’Agence française anti-corruption (AFA), ce qui atténue les risques inhérents à la nouvelle législation. Il est probable que le rôle de ces commissaires aux comptes sera élargi à l’avenir, en fonction des normes publiées par l’AFA. Une chose est certaine : les sociétés seront bien inspirées d’entamer dès maintenant des discussions avec leur commissaire aux comptes.

Fournir une formation aux collaborateurs occupant des postes à haut risque

La formation du personnel fait partie intégrante de tout programme de lutte contre la corruption. Il doit être formé à la lutte contre la corruption tant au moment de l’embauche que dans le cadre de la formation continue.

Créer et mettre à jour le Code de conduite

L’unité en charge de la conformité est chargée d’organiser et de mettre en œuvre les efforts de la société en matière de lutte contre la corruption.  Les meilleures pratiques comprennent un code de conduite ou un code de déontologie efficace. Le code fait partie intégrante de la culture d’entreprise. Il comporte un ensemble de règles et de normes établies par la société pour aider son personnel à comprendre comment agir dans une situation donnée. En outre, le risque de corruption et de mauvaise pratique diminue lorsque les administrateurs, dirigeants, directeurs généraux, présidents et employés comprennent que toute non-conformité peut être punie par la loi.

Si vous n’avez pas encore de code de conduite en place, vous avez fort à faire. Vous devrez le rédiger ex nihilo, faire en sorte qu’il réponde aux exigences de la loi et définir des procédures garantissant son application correcte.

Mettre en place des dispositifs d’alerte interne et externe

La loi Sapin II exige aussi des sociétés qu’elles mettent en place des dispositifs d’alerte interne et externe permettant aux employés de signaler des comportements en infraction avec le code de conduite de l’entreprise et avec la loi. Les sociétés sont libres de choisir leurs propres moyens de mise en œuvre de ces dispositifs. Elles peuvent, par exemple, mettre en place une permanence téléphonique ou sur Internet.

Les dispositifs de signalement doivent garantir la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, de l’identité du sujet du signalement et des informations recueillies.

Comment nous pouvons aider

SDL peut prendre en charge tous les besoins de création et de traduction de contenus en lien avec la mise en conformité avec la loi Sapin II, efficacement et d’une manière rentable. Nous possédons plus de 30 ans d’expérience du métier, avons accès à plus de 15 000 linguistes professionnels dans le monde et sommes en mesure de vous offrir nos services 24 heures sur 24 et 365 jours par an. Nous pouvons également vous aider à créer tout support de formation en ligne, informatisé ou en salle. En travaillant avec nous, votre charge de travail sera allégée, ce qui vous permettra de dégager du temps pour l’apprentissage en ligne (e-Learning), vous consacrer à vos objectifs de formation et à nouer des liens avec vos collaborateurs de manière à améliorer la productivité, la rentabilité et la cohésion de votre entreprise. Nous gérons ce processus pour vous comme si nous faisions partie de votre équipe. Nous pouvons aussi vous aider à convertir le contenu de votre dispositif d’alerte en documents optimisant votre conformité avec la loi.

Conclusion

Le non-respect de la loi Sapin II peut exposer les contrevenants à des pénalités financières importantes (200 000 euros pour des personnes physiques et jusqu’à un million d’euros pour des sociétés). Il peut aussi porter gravement atteinte à la réputation de votre entreprise. Il est donc essentiel que vous considériez avec sérieux cette nouvelle réglementation. Ce faisant, vous éradiquerez la corruption, les mauvaises pratiques et les conduites contraires à la déontologie, réduirez le risque d’avoir à subir des pénalités financières débilitantes pour non-conformité, sauvegarderez votre réputation et renforcerez votre position sur le marché en démontrant à vos clients et investisseurs votre intransigeance à l’égard des infractions à la législation sur la lutte contre la corruption.

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