RODO DLA SPECJALISTÓW Z BRANŻY SPRZEDAŻY I MARKETINGU

Czym jest RODO?

Ochrona danych osobowych i sposób korzystania z danych klientów przez firmy to istotny problem dla europejskich specjalistów z branży sprzedaży i marketingu.

RODO to skrót od ogólnego rozporządzenia UE w sprawie ochrony danych osobowych. Rozporządzenie weszło w życie 25 maja 2018 r. i reguluje kwestie gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych klientów w UE. Przeprowadzone w firmach ankiety wskazują, że wielu specjalistów ds. zgodności z przepisami i innych członków kierownictwa nie dość dobrze zna nowe wymogi. Nawet teraz wiele działów sprzedaży i marketingu dopiero zaczyna nadrabiać zaległości w tej dziedzinie.

Co trzeba wiedzieć o RODO

Czy moja firma musi przestrzegać rozporządzenia?

Jeśli czytasz ten dokument, to istnieje duża szansa, że tak. W art. 3 RODO wymieniono dwie główne grupy podmiotów, które muszą przestrzegać rozporządzenia:

  1.  Firmy z siedzibą w UE
  2.  Firmy z siedzibą poza UE, jeśli odpłatnie lub nieodpłatnie oferują towary bądź usługi osobom zamieszkałym w UE lub jeśli monitorują zachowanie tych osób.

Jest to dość szeroko zakrojona definicja. Przykład: jeśli Twoja spółka ma witrynę odwiedzaną przez obywateli UE, to prawdopodobnie obowiązuje ją wymóg przestrzegania rozporządzenia, o ile w witrynie zbierane są informacje mogące posłużyć do określenia tożsamości odwiedzających.

Wszystkie organizacje przetwarzające dane osób fizycznych w kontekście sprzedaży towarów lub usług na terytorium UE muszą przestrzegać nowych przepisów, by nie narazić się na surowe grzywny. Niezależnie od tego, czy siedziba twojej firmy mieści się w Chile, Chinach czy Kanadzie, nowych przepisów trzeba będzie przestrzegać, jeśli choćby jeden z Twoich klientów mieszka na terytorium Unii Europejskiej.

Czym są dane osobowe?

Imię i nazwisko

Zdjęcie

Adres e-mail

Dane rachunku bankowego

Wypowiedzi w sieciach społecznościowych i witrynach

Informacje o stanie zdrowia

Adres IP komputera

Numer ubezpieczenia społecznego

Dane klientów są „paliwem” działów sprzedaży i marketingu, a w wielu przypadkach również źródłem przychodów. Co się z nimi dzieje?

LOKALIZACJA I IDENTYFIKACJA

Gdzie są przechowywane dane osobowe? Kto ma do nich dostęp? Dlaczego są przechowywane? Od jak dawna są przechowywane? Kto jest za nie odpowiedzialny?

ZARZĄDZANIE

Każda osoba zamieszkała w UE może zażądać dostępu do swoich danych osobowych – zarządzaj nimi w sposób systematyczny, aby być na to gotowym. Szybko i skutecznie poprawiaj lub usuwaj dane osobowe na żądanie osoby, której dotyczą.

BEZPIECZEŃSTWO

Korzystaj z odpowiednich rozwiązań technicznych, aby bezpiecznie przechowywać i przesyłać dane oraz zwiększyć przejrzystość procesów ich zabezpieczania i ochrony, a tym samym skutecznie realizować obowiązek zgodności z przepisami i bezproblemowo przechodzić audyty.

INFORMOWANIE

Zadbaj o powołanie specjalnego zespołu zajmującego się ochroną danych osobowych i zarządzaniem nimi – choć zgodność z przepisami zapewnia dopiero wytworzenie w firmie kultury świadomości kwestii bezpieczeństwa. W 16% przypadków przyczyną naruszenia danych jest błąd człowieka.

MONITOROWANIE

Monitoruj rozwiązania techniczne pod kątem nieprawidłowości i ryzykownych praktyk. Uważnie obserwuj dostęp do danych i zmiany uprawnień, aby na czas wyłowić podejrzane zachowania. Jeśli zauważysz naruszenie, powiadom odpowiednie organy w ciągu 72 godzin.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Stosuj rozwiązania techniczne i procesy pozwalające regularnie tworzyć sprawozdania, które wykorzystasz do udowodnienia, że Twoja firma przestrzega przepisów:

Wady:

  • Masz mniejszą kontrolę nad zakresem zbieranych i przechowywanych danych. Konieczne będzie zmniejszenie bazy danych.
  • Nowe przepisy opatrzone są sankcjami. Oznacza to większe ryzyko prawne w przypadku choćby przypadkowych naruszeń danych, jeśli nie zostaną one natychmiast i w pełni naprawione. Zgodność z przepisami natomiast generuje koszty pieniężne i czasowe.

Zalety:

  • Przejrzystość. Lepsza komunikacja z klientami oraz większa znajomość Twoich celów wśród klientów.
  • Wzrost zaufania. Większa przejrzystość to większe zaufanie ze strony klientów. RODO automatycznie odsieje podmioty działające w złej wierze.
  • Zharmonizowane ustawodawstwo. Wcześniej spółki miały do czynienia ze zróżnicowanym ustawodawstwem w zakresie danych osobowych. To już przeszłość. RODO ma zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich UE.
  • Lepiej zorganizowane bazy danych klientów. Łatwość anulowania subskrypcji oraz wymóg uzyskania świadomej, dobrowolnej zgody na gromadzenie danych oznaczają, że klienci udzielający takiej zgody są rzeczywiście zainteresowani Twoim produktem, firmą i branżą.

Oto niektóre dokumenty, które trzeba będzie przetłumaczyć:

oświadczenia o prywatności,

zasady ochrony danych/prywatności,

zasady reagowania na naruszenia,

oświadczenia o prywatności składane przez pracowników

szablony umów o przetwarzanie danych

umowy o przetwarzanie danych wymagane ustawą.

NASZA MISJA

Nasze doświadczenie i technologia gwarantują dodatkowe korzyści dla Twoich globalnych odbiorców.