GDPR PER I RESPONSABILI MARKETING E VENDITE

Cos’è il GDPR?

La protezione dei dati personali e il modo in cui le aziende utilizzano i dati dei clienti sono due aspetti fondamentali per la maggior parte dei responsabili del marketing e delle vendite in Europa.

Il GDPR (acronimo inglese per General Data Protection Regulation) è il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea, entrato in vigore il 25 maggio 2018, allo scopo di regolare la raccolta, la conservazione e l’utilizzo dei dati dei clienti all’interno della UE. Alcuni sondaggi aziendali mostrano che molti Responsabili del controllo di conformità e altri dirigenti superiori non possiedono ancora una piena conoscenza dei suoi requisiti. Persino ora, molti dipartimenti marketing e vendite devono ancora mettersi in pari su questo argomento.

Cosa dovresti sapere

La mia azienda deve ottemperare al regolamento?

Se state leggendo questo testo, molto probabilmente, sì. L’articolo 3 del GDPR elenca due gruppi principali di entità che devono ottemperare al regolamento:

  1.  Le aziende ubicate nella UE
  2.  Le aziende ubicate al di fuori della UE, se offrono prodotti o servizi, paganti o gratuiti, ai residenti della UE o monitorano il comportamento dei residenti della UE

Questa lista è abbastanza esaustiva. Se, ad esempio, la vostra azienda ha un sito web visitato da cittadini o residenti dell’Unione Europea, molto probabilmente vi sarà richiesto di ottemperare al regolamento solo se raccogliete informazioni di identificazione personale sui visitatori del vostro sito web.

Qualsiasi organizzazione che tratta i dati di singoli individui al fine di vendere prodotti o servizi all’interno dei confini della UE deve adempiere a questo nuovo regolamento o incorrerà in multe e sanzioni pesanti. Anche se la vostra azienda è ubicata in Cile, Cina o Canada, ma avete un solo cliente che risiede nell’Unione Europea, siete tenuti a rispettare questo nuovo ed esaustivo quadro normativo.

Cosa si intende per informazioni di identificazione personale?

Un nome

Una foto

Un indirizzo e-mail

Coordinate bancarie

Post su reti sociali o siti web

Informazioni sanitarie

Un indirizzo IP del computer

Un numero di codice fiscale

Per le vendite e il marketing, i dati dei clienti sono la nostra linfa vitale e in molti casi una fonte di reddito. Cosa accadrà a questi dati?

UBICAZIONE E IDENTIFICAZIONE

Dove sono conservati i dati personali? Chi può accedervi? Perché hai accesso? Per quanto tempo hai accesso? Chi è responsabile?

GESTIONE

Tutti i residenti della UE possono chiedere l'accesso ai dati personali. Quindi, una gestione strutturata di questi dati può rivelarsi molto utile. Correggere o eliminare i dati personali quando richiesto, in modo rapido ed efficace.

SICUREZZA

Utilizzare le tecnologie appropriate in modo che tutti i dati personali siano conservati e trasmessi in modo sicuro e adottare processi di sicurezza e di protezione dei dati trasparenti per poter soddisfare appieno le verifiche e i requisiti di conformità.

INFORMAZIONE

Prevedere un team dedicato alla protezione e gestione dei dati personali, ma al contempo sensibilizzare la cultura aziendale all’importanza della sicurezza come fattore essenziale di conformità. L’errore umano rappresenta circa il 16% delle violazioni di dati personali.

MONITORAGGIO

Monitorare le tecnologie per i problemi tecnici e le pratiche a rischio. Controllare minuziosamente l'accesso ai dati e le modifiche alle autorizzazioni per individuare in tempo comportamenti sospetti. In caso di violazione, avvisare le autorità competenti entro 72 ore.

REPORTING

Lavorare con tecnologie e processi in grado di generare relazioni regolari e utilizzare tali documenti per dimostrare che la vostra organizzazione è conforme ai regolamenti vigenti.

I punti deboli:

  • Minore controllo sui dati raccolti e conservati e i vostri database dovranno essere ridimensionati.
  • La nuova legge ha l’autorità richiesta. Ciò aumenta il rischio legale di evoluzione negativa o persino le violazioni accidentali di dati che non sono affrontate in modo pieno e immediato. E la conformità ai regolamenti in generale costa tempo e denaro.

I punti forti:

  • Trasparenza. La comunicazione con i vostri clienti sarà migliore e i clienti comprenderanno meglio i tuoi obiettivi.
  • Maggiore fiducia. Più trasparenza significa maggiore fiducia da parte dei clienti. Il GDPR eliminerà automaticamente gli operatori in malafede.
  • Norme armonizzate. Prima, le aziende dovevano fare i conti con un'ampia varietà di normative. Ora non è più così. Il GDPR implica tutti i paesi membri della UE.
  • Database clienti più mirati. La possibilità di rifiutare e la necessità di ottenere un consenso informato e libero alla raccolta dei dati fanno sì che i clienti che acconsentono alla raccolta dei dati da parte vostra siano effettivamente interessati al vostro prodotto, alla vostra azienda e al vostro settore.

Una lista di documenti che dovranno essere tradotti:

Informativa sulla privacy

Protezione dei dati/Politica sulla privacy

Procedura di risposta alle violazioni di dati

Informativa sulla privacy dei dipendenti

Modelli di accordi per il trattamento dei dati personali

Accordi sul trasferimento di dati previsti dalla legge

LA NOSTRA PROMESSA

Le nostre tecnologie e competenze linguistiche vi permetteranno di offrire maggior valore ai vostri clienti internazionali.